Aktivitetsbaserat kontor – så kan ni göra förändringen framgångsrik

Funderar ni på att införa aktivitetsbaserat kontor? Kanske för att det ser ut vara ett bra sätt att skapa effektivare flöden, för att det är attraktivt med ett modernt och snyggt kontor eller för att minska lokalkostnaderna tack vare färre kvadratmeter? Det finns fina fördelar med ett aktivitetsbaserat kontor, men det finns också risk att organsationen blir mer ineffektiv. Detta beror bland annat på vilka dina medarbetare är.

Innan din organisation genomför en stor arbetsplatsförändring är det viktigt att ni förstår hur era medarbetare fungerar och under vilka förutsättningar de presterar bäst. Vad händer med de personer som är mer tillbakadragna och uppgiftsorienterade, de som föredrar en mer avskild miljö, när ni bygger om ert kontor med fokus på nätverkande och sociala flöden?

HR:s utmaning

HR:s uppgift är att se till att medarbetarna kan prestera sitt bästa i den nya miljön, att företagskulturen fortsätter utvecklas, att organisationen förblir effektiv och att kontroll och kontakt upprätthålls när fler kanske väljer att jobba hemma oftare.

Ett nytt och fint kontor stärker ert employer brand, men organisationen kan bli ineffektiv om medarbetarna inte beter sig som det var tänkt i den nya miljön. Det är HR:s jobb att förutse beteenden och förebygga dessa för att lokalresan i slutänden ska bli lyckad. HR ska därför ha en aktiv och central roll i utvecklingen och planeringen av arbetsmiljön – och dessa frågor ska givetvis vara långsiktiga.

Förståelse för personlighetstyper är nyckeln

Personlighetstyper som vi på Master kallar entusiaster och supportrar trivs bra i en aktivitetsbaserad miljö. De gillar att det finns plats för nätverkande, fler sociala sammanhang, centrala kaffestationer och kök där kollegor kan mötas och surra om jobb och annat. Dessa grupper kommer omfamna det nya aktivitetsbaserade kontoret med just entusiasm.

De medarbetare som istället är måttligt sociala och mer tillbakadragna vill kanske hellre sitta i lugnare och mer avskilda miljöer för att hitta motivation och få färre avbrott i arbetet. För dessa personer liknar kanske den aktivitetsbaserade arbetsplatsen en social mardröm. Detta kan få till följd att de väljer att jobba hemma i större utsträckning och på det viset tappar vi kontroll och till viss del kontakt med denna grupp av medarbetare. 

Kom ihåg att det inte finns några rätt eller fel i hur en person tar sig an den aktivitetsbaserade arbetsplatsen eller andra förändringar. Vissa mer övergripande slutsatser kan vi dock dra med hjälp av testverktyg, som hjälper oss att förstå vilka motivationsfaktorer som finns. Läs mer om personlighetstyper här.

Starta flytten med en medarbetarundersökning

Nyckeln till en lyckad förändring är att först lära känna sina medarbetare ordentligt. Det gör du bäst via ett personlighetstest, som hjälper dig att ta reda på vilka personlighetstyper som dominerar bland dina medarbetare. Personlighetstestet ger dig svar på hur de faktiskt föredrar att arbeta och under vilka förutsättningar de är mest effektiva. Den här typen av kartläggningar är ett bra underlag för beslut om lokalbyten och ombyggnader med mera. Med hjälp av vårt test EASI tar du reda på vilka personlighetstyper som finns i din organisation. Läs om EASI här.

Vill du veta mer ? Kontakta oss.

Susanna Berntling

Susanna arbetar som konsult på Master Sverige och har lotsat många av våra kunder till ett mer strategiskt och effektivt rekryteringsarbete. Hon sköter även våra utbildningar.