Hur vet du vem som blir framgångsrik?

Del 1 – jobbanalysen.

För att vara säker på att du söker efter rätt typ av kandidat behöver du börja med att titta på det jobb som faktiskt ska göras och vad som krävs av en person för att göra det. Ett bra verktyg för detta är jobbanalysen. Den hjälper dig att belysa alla tjänstens aspekter och klargöra vilka krav som ställs på en person för att bli framgångsrik i en viss tjänst. Det kan handla om erfarenheter, utbildning, personliga egenskaper samt fysiska och kognitiva förmågor. Vi på Master har gedigen erfarenhet av att arbeta med jobbanalyser, kanske är vi till och med bäst i Sverige på just det, och här delar vi våra bästa tips med dig för att komma igång. 

Att rikta luppen mot själva tjänsten

Jobbanalysens syfte är alltså att ta reda på vad en tjänst faktiskt innehåller – vilka aktiviteter ingår, vad kommer personen att göra mest och vilka kvalifikationer är viktigast för att utföra jobbet? Det gäller att ställa relevanta frågor och du kan till exempel börja med att fundera över tjänstens övergripande innehåll:

• Vad är syftet med jobbet?
• Var utförs jobbet och hur ser arbetsmiljön ut (öppet landskap, aktivitetsbaserad arbetsplats, bullrig miljö…)?
• Vilka arbetstider gäller (kontorstid, oregelbunden arbetstid…)?
• Hur utförs jobbet, behövs särskild utrusning?
• Vilka befogenheter och vilket ansvar ingår i tjänsten?

Därefter behöver du fokusera på kraven. För att hitta dessa svar kan du till exempel ta någon av dessa metoder till din hjälp:

• Observation – var närvarande och notera vad en person med en viss tjänst faktiskt gör
• Intervju – ställa relevanta frågor till personer som har en viss tjänst
• Dagboksanteckningar – be de som innehar en viss position att anteckna vad de faktiskt gör
• Provjobba – du kan själv provjobba för att bättre förstå en viss tjänst

Sortera informationen du samlar in uppdelat på dessa fyra områden:

1. vilka arbetsuppgifter ingår och vilka är mest förekommande
2. vilka färdigheter/förmågor krävs för att utföra arbetsuppgifterna
3. vilka personliga egenskaper och attityder krävs för att bli framgångsrik och
4. vilka kunskaper krävs för att utföra jobbet.

Den sammanlagda informationen skapar förståelse för vilka krav som är skall-krav, till exempel läkarlegitimation för en läkare, truckkörkort för en truckförare, servicemedvetenhet för en kundservicemedarbetare. När det gäller hårda krav, som legitimation eller körkort, kan dessa läggas in som frågor i ert rekryteringssystem som en del av screeningen. De mer mjuka egenskaperna, som servicemedvetenhet, kan ingå i screeningtestet. Dessa krav behöver du testa först i processen innan du kontaktar eller intervjuar sökande.

Du översätter de egenskaper och förmågor du fått fram i analysen till testkriterier. Sedan matchar du alla dina sökandes testresultat mot dessa testkriterier och gör ett urval för att hitta de kandidater som bäst uppfyller skall-kraven. I detta steg trattar du alltså ner antalet sökande. De som är kvar i processen går nu från att vara sökande till att bli de kandidater som är mest lämpade för tjänsten.

I bästa fall har du nu ett stort antal kandidater som du kan utföra dina andra urvalsmetoder på för att hitta slutkandidaterna. Det kan till exempel handla om telefonintervjuer. Och nu är det vanligen dags att lämna skall-kraven och fortsätta titta på önskade kvalifikationer.

När du har genomfört alla dina urvalsmetoder inklusive personliga intervjuer och bara har ett antal slutkandidater kvar, behöver du strukturera den data du har fått fram. Använd då din jobbanalys för att skapa en resultatmatris. Här är ett exempel på hur den kan se ut:

Syftet med matrisen är att poängsätta hur kandidaterna uppfyller kraven och att sedan balansera resultatet mot viktningen. Skall-krav viktas högre än önskvärda kvalifikationer. Informationen i matrisen hämtar du från alla tillgängliga källor. Totalpoängen ger dig svaret på vilken kandidat som är den mest lämpade. Fördelen med matrisen är att du med hjälp av algoritmer bedömer den aktuella kandidatens förutsättningar och att du lugnt kan förlita dig på att din toppkandidat uppfyller kraven bättre än din näst bästa kandidat. På detta vis undviker du att göra urval baserat på magkänsla och andra subjektiva och opålitliga kriterier.

Detta arbetssätt borgar för ett snabbare och säkrare urval, vilket leder till framgång för både dig som arbetsgivare och kandidaten du väljer att anställa. En felrekrytering kan ibland också kosta mer pengar än att inte rekrytera alls.

Ett vanligt motargument till att arbeta så här strukturerat är ”Hur ska man veta att man viktar rätt eller mäter rätt kvalifikationer?”. Då svarar vi att det inte alltid är mätvärdena som är huvudsyftet med en strukturerad mätning. Huvudsyftet kan vara att mäta kandidater mot samma mätpunkter och kriterier, och inte att ställa kandidaterna mot varandra. För det är när vi ställer dem mot varandra som vi tappar validitet och förmågan att identifiera den bästa kandidaten, eftersom vi då oftast utgår från kandidaternas personliga förutsättningar som utseende, klädstil eller andra ovidkommande saker. Vi menar alltså att om du har genomfört en strukturerad jobbanalys med en strukturerad efterföljande process så kommer bedömningsgrunden (rationalen) i alla lägen att vara ett bättre underlag än alternativet. Processen vi rekommenderar är dessutom dokumenterad och överenskommen – det är viktigt, både för att enkelt kunna redogöra för vad kandidater mäts mot och för att kunna utvärdera resultatet i efterhand. Vi slipper också negativa konsekvenser som diskriminering eftersom bedömningen alltid utgår från tjänstens krav och blir därmed rättvis för alla sökande och kandidater.

I del två kommer vi att berätta mer om kartläggning och hur den kan ge förståelse för din organisation och vilka krav som ställs.

”Det är bäst att veta vad du letar efter innan du börjar leta efter det.” Nalle Puh

Läs mer om varför det är viktigt att testa i starten av processen här.

Information om Masters tester finns här.

Frågor? Hör av dig till oss på info@master.se

Rekrytera framgångsrikt med tester! Lär dig allt om en träffsäker rekryteringsprocess - helt kostnadsfritt - under fyra veckor i vår mejlskola.